ADMINISTRATEUR OPERATIONS - Administration générale des Douanes et Accises

Raison d’être de la fonction :

 

En tant que manager, l’Administrateur Opérations est responsable de la réalisation des résultats et des objectifs prédéfinis au sein de l’Administration Opérations, ainsi que de la gestion optimale des moyens mis à disposition.  Il coordonne et assure le suivi du fonctionnement quotidien en vue de l’exécution correcte des missions clés. 

 

En tant que membre du Comité de gestion, il est responsable de la mise en œuvre de la politique stratégique définie et de la réalisation des objectifs de l’Administration générale des Douanes et Accises.

 

L’Administrateur Opérations assure le développement d’une vision stratégique pour l’Administration Opérations , conforme à la politique et aux objectifs définis au niveau de l’Administration générale des Douanes et Accises et en respectant les conventions et obligations nationales et internationales dans les domaines pour lesquels l’Administration Opérations est compétent.

 

Contexte de la fonction :

 

Relations internes au sein du SPF Finances

• Rapporte à l’Administrateur général des Douanes et Accises quant à l’exécution du contrat d’administration et du plan d’administration;

• Contribue à la réalisation des objectifs (stratégiques et opérationnels) définis au niveau de l’Administration générale des Douanes et Accises, ainsi qu’à la mise en œuvre de la politique du SPF Finances ;

• Participe au comité de gestion au sein de l’Administration générale des Douanes et Accises ;
• Apporte du soutien lors de la préparation des objectifs stratégiques, tactiques et opérationnels de l’Administration générale des Douanes et Accises ;
• Dirige les chefs d’équipe de son administration afin d’exécuter les missions clés de manière efficiente et avec qualité et d’atteindre les objectifs prédéfinis ;
• Organise les collaborations nécessaires avec les autres administrations (générales) du SPF Finances et en particulier, avec les départements centraux et l’Administration Recherche de l’Administration générale des Douanes et Accises, en mettant l’accent notamment sur l’optimalisation des processus de base communs aux différentes administrations (générales) afin de réaliser les objectifs stratégiques et opérationnels du SPF Finances ;
• Organise la collaboration nécessaire entre son administration et l’Administration Recherche;

           

• Assure les collaborations nécessaires entre l’Administration Opérations et :

• le service de l’Administrateur général des Douanes et Accises,
• les services de coordination de l’Administration générale des Douanes et Accises, à savoir le Service d’Expertise et de Support opérationnels et le Service de Coordination opérationnelle et Gestion de l’Organisation ;
• le Business Partner RH, la cellule Contrôle de gestion et le Business Partner ICT de l’Administration générale des Douanes et Accises, en fonction des objectifs fixés par l’Administrateur général des Douanes et Accises et en ligne avec la politique du SPF Finances.

• Organise les collaborations nécessaires entre les différentes divisions et régions au sein de l’Administration Opérations ;
• Organise la collaboration nécessaire entre la composante centrale et les composantes régionales au sein de l’Administration Opérations.

           

Relations internes au sein de l’autorité fédérale

• Collabore régulièrement avec les autres SPF/SPP et autres administrations publiques concernées afin de réaliser les objectifs prédéfinis comme par exemple la police fédérale et locale du SPF Affaires Intérieures, le SPF Justice en ce compris les parquets fédéraux, le SPF Economie, l’Agence de Commerce extérieur, la Cellule pour le traitement de l’information financière, le Bureau d’intervention et de restitution (BIRB), l’Agence fédéral des médicaments et des produits de santé (AFMPS) et l’ Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire (AFSCA), la Cour des Comptes, les Communautés et les Régions.

 

Relations externes à l'autorité fédérale

• Collabore avec des institutions publiques intérieures et étrangères qui sont présentes sur le même domaine de fonctionnement, comme l’OMD, les sociétés et organisations portuaires, Flanders Investment & Trade, Agence Wallonie à l’Exportation et des investissements, Institut flamand de logistique, Logistics en Wallonie, des associations professionnelles;

 

Finalités :

 

 Finalités permanentes

• Contribuer, en tant que membre du Comité de gestion de l’Administration générale des Douanes et Accises, au développement et à la réalisation du contrat d’administration et du plan d’administration en vue de la réalisation de la politique et des priorités stratégiques du Ministre des Finances, du Président du Comité de direction et de l’Administrateur général des Douanes et Accises;

• Coordonner le développement, l’implémentation, l’évaluation et l’adaptation du plan d’administration de l’Administration générale des Douanes et Accises en ce qui concerne sa compétence ;

• Etablir un plan opérationnel en exécution du contrat d’administration et du plan d’administration;

• Coordonner le développement, l’implémentation, l’évaluation et l’adaptation du plan d’administration et du plan opérationnel de l’Administration Opérations au sein de l’Administration générale des Douanes et Accises ;

• Déterminer les objectifs de l’administration Opérations et diriger les régions opérationnelles comme manager dans les limites des moyens attribués, afin d’exécuter de manière efficace, efficiente et de qualité les missions énumérées ci-dessous. Cela concerne par exemple :
  • La planification, l’exécution et le suivi des contrôles ainsi que l’exécution de la politique ‘handhaving’ ;
  • La protection, la stimulation et la facilitation du marché sans préjudice de la garantie de l’application de la législation ;
  • La perception, le recouvrement et le contrôle des droits de douane, des accises à l’importation et à l’intérieur du pays, de la TVA à l’importation, aussi bien le contrôle sur la décharge des accises et l’exonération de la TVA à l’exportation.
  • La protection de la société (SSEE : Sécurité, Santé, Economie et Environnement) et autres (entre autres contrôle des contrefaçons, des stupéfiants, l’immigration clandestine etc.);
  • La lutte contre la fraude fiscale et non fiscale ;
  • Formuler des projets qui doivent être développés par les régions et les divisions ;
  • Répondre aux questions de principe et préparer des décisions dans des dossiers de principe

Pour cela il faudra entre autres:

• Déterminer quelles actions les régions/divisions/équipes de son administration doivent mettre sur pied dans un certain délai;
• Répartir la responsabilité pour l’exécution de ceux-ci entre les directeurs de centre régionaux/chefs de division;
• Surveiller la qualité et l’étendue du travail réalisé par les directeurs de centre régionaux/chefs de division/chefs d’équipe et éventuellement par leurs collaborateurs.

 

• Mettre en place les contacts internes et externes, formels et informels nécessaires avec des instances, institutions et autorités , comme par exemple avec les institutions de l’UE;

• Organiser, coordonner, évaluer et adapter les interactions exigées entre les différents services de l’Administration Opérations en garantissant un monitoring permanent afin de réaliser les objectifs stratégiques de l’Administration générale des Douanes et Accises ;

• Guider vers l’atteinte des résultats, évaluer et développer les collaborateurs directs en vue de réaliser les objectifs prédéfinis ;

• Promouvoir et soutenir les trajets de changement nécessaires, entre autres par une gestion du changement ciblée, et diriger des collaborateurs afin de réaliser les changements nécessaires, en étant un sponsor des projets et en participant activement aux comités de pilotage de l’Administration générale des Douanes et Accises ;

• Participer à des réunions d’analyse au sein de l’Administration générale des Douanes et Accises;

• Assurer le feed-back régulier et ponctuel des activités et des résultats de l’Administration Opérations auprès de l’Administrateur général des Douanes et Accises ;

 

Finalités temporaires:

• Mettre en œuvre la nouvelle structure organisationnelle au sein de l’Administration Opérations, aussi bien au niveau de la centrale que dans les services opérationnels;

• Mettre en œuvre les projets du plan administratif relatifs à l’Administration Opérations, définis et validés par le Comité de direction du SPF Finances ;

• Mettre en œuvre et remplir le ‘stroomplan’ dans la lutte contre le trafic de drogues international et réinstaurer la fonction de surveillance dans le cadre de la sécurité de flux de marchandises qui, suivant la réglementation Européenne, doit être garantie par l’Administration générale des Douanes et Accises ;

• Accompagner, préparer et absorber l’impact du Brexit aussi bien dans les différents domaines de compétence de l’Administration Opérations, quedans les différentes régions.

 

Exigences de la fonction et compétences spécifiques à la fonction :

 

Exigences de la fonction

• Etre titulaire d’une fonction de niveau A ou pouvoir participer à une sélection comparative pour une fonction de niveau A.
• Etre titulaire d’une fonction de niveau A depuis au moins 6 ans ou avoir une expérience professionnelle utile d’au moins 10 ans.

Par expérience professionnelle utile, il y a lieu d’entendre une expérience, au niveau national et/ou international, dans un ou plusieurs des domaines suivants.

• Douanes
• Accises
• Logistique
• Lutte contre la fraude
• Protection du marché et de la société

 

Compétences techniques

• Avoir une bonne connaissance des principes de base des législations fiscales et non-fiscales en matière de douanes et accises (législation des douanes et accises, lutte contre la traite des êtres humains, lutte contre le trafic de drogue, législation qui interdit le commerce des animaux protégés, législation en matière de propriété intellectuelle, …) dans un contexte belge, européen et international;

• Avoir une connaissance approfondie des processus qui sont utilisés au sein de l’Administration générale des douanes et accises et de la répartition des compétences entre les différents niveaux de l’organisation (connaissance de la structure et du fonctionnement du SPF Finances) 

• Avoir une bonne connaissance des principes de gestion des risques et de contrôle interne (COSO et COSO ERM);

• Avoir une bonne compréhension du processus de décision politique;

• Avoir une connaissance approfondie et compréhension des techniques et des principes de management moderne.

 

Compétences génériques en management et direction

Mode de pensée

• Esprit analytique
• Esprit flexible et innovant
• Vision et capacité d’intégration

 

Mode de gestion des ressources humaines

• Coaching, motivation et développement du personnel
• Direction de groupes

 

Interaction avec l’environnement

• Collaboration à et développement de réseaux
• Orienté citoyen, client interne et société

 

Objectifs

• Sens des responsabilités
• Réalisation des objectifs
• Persuasion et négociation

 

Divers

• Communication orale et écrite
• Loyauté et intégrité