Province
Diplôme requis (offre)
Service(s)
Numéro de référence
Job description
La Division Soutien et production du Service d’ encadrement Logistique rassemble les services Fedoscan, Fedopress, ainsi que les services de soutien qui ont pour mission de soutenir les autres services du SPF Finances en matière de traduction , de transport, de missions à l’étranger.
Le Service d’encadrement Logistique gère les bâtiments du Service Public Fédéral Finances et en assure l’adaptation et la sécurité, livre l’infrastructure logistique nécessaire et les ressources (tels que le mobilier, les fournitures de bureau ainsi que le parc automobile), développe et coordonne une politique d’achat centralisée.
Personne de contact :
Jocelyn BEGHIN
jocelyn.beghin@minfin.fed.be
0257/71 157
Missions et tâches
En tant que gestionnaire d’informations :
- vous gérez des dossiers liés aux transports ;
- vous organisez les missions à l’étranger pour les membres du SPF Finances à l’étranger dans le cadre de leurs fonctions ;
- vous identifiez les fournisseurs / prestataires éventuels
- Vous recueillez toutes les informations nécessaires pour le traitement des dossiers auprès du demandeur et auprès des fournisseurs ;
- Vous complétez les données sur base de vos recherches
En tant que gestionnaire de dossiers :
- Vous faites une estimation du budget lié aux missions à organiser ;
- Vous encodez les données des dossiers de transport ou de missions dans les logiciels appropriés ;
- Vous réservez le moyen de transport et l’hébergement nécessaires aux missions ;
- Vous calculez le montant des avances à octroyer dans le respect des procédures, vous les octroyez et les référencez ;
En tant que responsable de la clôture de dossiers :
- Vous demandez et rassemblez les pièces justificatives
- Vous établissez un état des dépenses
- Vous vérifiez la concordance des montants dans le programme comptable ;
- Vous signez le document pour approbation ;
- Vous collaborez avec la comptabilité dans le cadre du traitement de dossiers;
En tant que personne de contact :
- Vous informez les clients de l’état d’avancement des dossiers;
- Vous recevez, examinez les questions ou plaintes des clients et y donnez suite après avoir recueilli les informations nécessaires ;
- Vous recherchez et proposez des alternatives dans le cadre de certains dossiers complexes ;
En tant que gestionnaire de données et/ou de documentation :
- Vous introduisez les informations relatives aux dossiers dans les fichiers ou bases de données prévus ;
- Vous organisez le classement des dossiers et données ;
- Vous tenez les banques de données relatives aux dossiers du service à jour ;
- Vous tenez à jour les fichiers comptables, documents justificatifs ;
- Vous créez des rapports concernant les dossiers.
Profil
Compétences génériques principales
- vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions ;
- vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises ;
- vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues ;
- Vous disposez d'une bonne capacité de communication orale
Autres compétences génériques
- vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un oeil critique l'information ;
- vous accompagnez les autres, servez de modèle et les soutenez dans leur fonctionnement quotidien ;
- Vous disposez d'une bonne capacité de communication écrite;
- vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs ;
- vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances ;
- vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.