1 plaats
Brussel
Wil jij graag meebouwen aan een moderne overheidsorganisatie die helemaal klaar is voor de toekomst? Sta je bovendien te popelen om met jouw organisatorische en administratieve skills, vlotte communicatie en ‘willing to learn’ mentaliteit de onmisbare rechterhand te worden van een hecht en dynamisch team? Dan hebben wij jou nodig.
Binnen de Dienst Strategische Coördinatie en Communicatie (SCC) ben jij een multitasker pur sang. Je job valt uiteen in twee delen, je biedt zowel ondersteuning aan je collega’s binnen SCC als aan het Directiecomité van de FOD Financiën op verschillende vlakken.
- Je ondersteunt het secretariaat van het Directiecomité. Hierbij organiseer en plan je de vergaderingen voor het Directiecomité: je verstuurt de uitnodiging, je reserveert de vergaderzaal, je verzamelt en voegt informatie samen, je bereidt documentatie voor (bv. PowerPointpresentatie), je doet de opvolging van de actiepunten, enz.
- Daarnaast ondersteun je ook je collega’s binnen de dienst SCC. Je neemt notities tijdens dienstvergaderingen en stelt de verslagen en to do’s op voor je collega’s.
- Je ondersteunt jouw diensthoofd op administratief vlak: je behandelt binnenkomende en uitgaande briefwisseling en e-mails via dienstmailbox, je beantwoordt telefoons, je volgt deadlines en afspraken op enz. Je bent met andere woorden het doorgeefluik tussen je diensthoofd en de verschillende teams, waarbij je steeds de juiste collega weet te contacteren.
- Je stelt brieven en documenten (formulieren, nota’s …) op. Hiervoor analyseer je informatie uit verschillende bronnen en kennisdomeinen en ga je na of de documenten voldoen aan de geldende procedures of voorschriften.
- Je klasseert dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst (voornamelijk digitaal beheer van de SharePoint), voert gegevens in databanken in, controleert ingevoerde gegevens en past ze eventueel aan.
- Je krijgt de mogelijkheid om mee te werken aan interessante projecten en reikt, indien je die hebt, ideeën aan om de werking van de dienst te verbeteren.
- Je rapporteert regelmatig aan het diensthoofd over de voortgang van de taken waarvoor je verantwoordelijk bent.
- Je legt extern contacten wanneer je bv. op zoek gaat naar een locatie om een seminarie te organiseren of catering wilt voorzien. Ook intern heb je vaak contact met collega’s die ondersteuning bieden aan het management van andere diensten.
Context
Er is 1 plaats bij de Dienst Strategische Coördinatie en Communicatie (SCC) van de Diensten van de Voorzitter van de FOD Financiën te Brussel (North Galaxy, Koning Albert II-laan 33, 1030 Brussel).
De Dienst SCC is een motor voor verandering en dé referentie binnen de FOD Financiën voor het (mee) uittekenen van de organisatiestrategie en het coördineren en ondersteunen van cruciale strategische trajecten en veranderinitiatieven. Samen streven we naar één doel: de FOD Financiën wendbaarder en flexibeler maken, zodat we klaar zijn voor de toekomst.
De Dienst SCC bestaat uit 4 gespecialiseerde teams die onderling verbonden zijn:
• Strategisch beheer
• Veranderingsbeheer
• Portfoliobeheer
• Projectbeheer
De FOD Financiën staat in voor de correcte en rechtvaardige inning van belastingen, accijnzen en andere taksen in België. Daarbovenop zorgt hij ervoor dat al dat geld op de juiste plaatsen terechtkomt. Daardoor kan iedereen in ons land genieten van goede infrastructuur, sociale voorzieningen en zo veel meer. Zo werken de meer dan 20.000 medewerkers van de FOD Financiën elke dag niet alleen aan hun persoonlijk welzijn, maar aan dat van heel de samenleving.
Maar de FOD Financiën is zoveel meer dan belastingen. Het is:
- de grootste overheidsdienst en een van de grootste werkgevers van het land;
- een organisatie met ontelbaar veel functies en competenties in allerlei vakgebieden;
- een organisatie die veel belang hecht aan haar vier kernwaarden: gedreven, correct, integer en dienstbaar;
- een vat vol carrièremogelijkheden: promoties, bevorderingen, interne mobiliteit …
- een werkgever die je de mogelijkheid geeft voortdurend je kennis en competenties te ontwikkelen met generieke en technische opleidingen.
Troeven
• Je komt terecht in een tweetalige omgeving. Een goede kennis van het Frans is dus zeker een pluspunt.
• Je kan zelfstandig werken, maar hecht ook waarde aan een goede teamsfeer.
• Je beschikt over een goede kennis van Office 365 (Teams, PowerPoint, Word...).
Contactgegevens
Naam : Annabelle Hageman
Functie : Diensthoofd Strategische Coördinatie en Communicatie
Tel. : 02 576 73 71
E-mail : annabelle.hageman@minfin.fed.be