Management assistent (Startbaanovereenkomst)

2 plaatsen
Jobaanbod

Provincie

Brussel-Hoofdstad

Stad

Brussel

Vereist diploma (aanbod)

Bachelor

Referentienummer

XNC22366

Job description

De management assistent heeft, onder andere, volgende taken en opdrachten:

  • Je organiseert en plant vergaderingen: versturen van de uitnodigingen, verzamelen en synthetiseren van de informatie die nodig is voor een vergadering, voorbereiden van de nodige documentatie (bijvoorbeeld via Powerpoint-presentatie) enz.
  • Je neemt nota tijdens vergaderingen en stelt hiervan de verslagen en TO DO’s op;
  • Je verzekert de administratieve ondersteuning van het diensthoofd (bv. binnenkomende en uitgaande briefwisseling en mails, afhandeling telefoons, opvolgen van deadlines en afspraken);
  • Je stelt brieven en documenten (formulieren, nota’s, …) op en bewerkt deze, zowel standaard als gepersonaliseerd. Je analyseert hiervoor informatie uit verschillende bronnen en kennisdomeinen en gaat na of de documenten voldoen aan de geldende procedures of voorschriften;
  • Je verzamelt, bewaart en beheert informatie die relevant is voor het team en stimuleert de interne en externe communicatie;
  • Je klasseert dossiers, documenten of andere voor de dienst relevante informatie volgens de procedures of voorschriften en/of voert gegevens in databanken in, controleert de ingevoerde gegevens en past deze eventueel aan;
  • Je beheert en/of neemt deel aan innovatie- en transformatieprojecten;
  • Je brengt nieuwe ideeën aan om de werking van het team te verbeteren;
  • Je beschrijft, onderhoudt, controleert en past de (kern)processen van het team aan;
  • Je draagt informatie over van het diensthoofd naar de directe medewerkers;
  • Je rapporteert regelmatig aan het diensthoofd over de voortgang van de activiteiten en projecten waarvoor je verantwoordelijk bent;
  • Je legt contacten en werkt samen met interne en externe partners;
  • Je plant, coördineert en volgt opdrachten en dossiers op, bestemd voor het diensthoofd en uitgevoerd binnen het team.

 

Diensten van de Voorzitter van het Directiecomité:

Er is 1 vacante plaats bij de Dienst Strategische Coördinatie en Communicatie van de Diensten van de Voorzitter van de FOD Financiën te Brussel (North Galaxy, Koning Albert II-laan 33, 1030 Brussel).

Als management assistent kom je terecht in het team Strategie & Veranderingsbeheer. Het team Strategie & Veranderingsbeheer zet zijn expertise in op vlak van strategie, project portfolio management, veranderingsbeheer en innovatie om van de FOD Financiën een nog betere organisatie te maken die klaar is voor de toekomst. Het team deelt die expertise met alle medewerkers door hen te coachen, te begeleiden en constructief met hen samen te werken.   

In samenwerking met zijn verschillende partners coördineert het team:   

  • de ontwikkeling van de organisatiestrategie: wat zijn de ambities van de FOD Financiën?   
  • de opmaak en opvolging van de bestuursovereenkomst en de bestuursplannen;
  • de communicatie over de realisatie van de bestuursovereenkomst en de bestuursplannen;   
  • veranderings- en innovatietrajecten binnen de FOD Financiën;
  • metingen en bevragingen over uiteenlopende thema’s.

Wie bieden je een toffe job in een klein en hecht team. Vertrouwen, heldere communicatie, openheid, flexibiliteit, zin voor initiatief en elkaar ondersteunen zijn onze kernwaarden. Als kleine groep willen we samen werken aan de transformatie van de FOD Financiën en hierdoor krijg je kansen om samen met je collega’s onze organisatie van morgen vorm te geven. Samen streven we naar één doel: de FOD Financiën wendbaarder en flexibeler maken, zodat we klaar zijn voor de toekomst.

Contactpersoon:

 

Algemene Administratie Douane en Accijnzen:

Er is 1 vacante plaats bij de Administratie Operaties van de Algemene Administratie Douane en Accijnzen te Brussel (North Galaxy,  Koning Albert II-laan 33, 1030 Brussel). Binnen de dienst ondersteun je de Administrateur van de Administratie Operaties bij het dagelijks beheer. De administratie Operaties is verantwoordelijk voor de controle-opdrachten op operationeel niveau waarvan de uitvoering aan de AAD&A toevertrouwd werd volgens alle wettelijke en reglementaire, nationale en internationale bepalingen op basis van de prioriteiten vastgelegd door de Administrateur-generaal en met betrekking tot de voorgeschreven werkmethoden uitgewerkt door het departement Processen en Methoden.

Contactpersoon:

Aanbod

Loon
Minimum aanvangswedde: 1.892,59 EUR (netto maandsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).
 

Voordelen

  • gratis hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • voordelen en interessante aanbiedingen via de Benefits@work
  • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
  • allerlei sociale voordelen
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • 26 jaarlijkse vakantiedagen die aangevuld worden met 12 tot 18 extra dagen, afhankelijk van jouw keuze rond de uurregeling
  • mogelijkheid tot telewerk

Profiel

Generieke competenties:

  • Problemen oplossen
  • Objectieven behalen
  • Servicegericht handelen

Opgelet: De motivatie wordt voor deze functie als zeer belangrijk beschouwd.

 

Troeven:

  • Je komt terecht in een tweetalige omgeving, een goede kennis van de andere landstaal is dus zeker een troef;
  • Je beschikt over een goede kennis van de courante bureauticatoepassingen in Office 365 (Teams, Powerpoint, Word, ...).

 

Niveau

  • Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)

Type of contract