Masterprofielen - Stafdienst Begroting en Beheerscontrole

Binnen de Stafdienst Begroting en Beheerscontrole kan je tewerkgesteld worden bij de dienst overheidsopdrachten of bij het team mobiliteit.

Is dit iets voor jou? Een passionele en stimulerende job die dienstverlening aan de klanten verenigt met concrete toepassingen van de wetgeving.

Hou jij van het uitvoeren van procedures aangepast aan de behoeften van je klanten en van het opstellen van argumenten verwijzend naar de wetgeving?

Het team ‘Overheidsopdrachten’ van de Stafdienst Begroting en Beheerscontrole is op zoek naar nieuw talent zoals jij om goederen en diensten tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding te verwerven.

Je wil een aangepaste opleiding krijgen zodat je een specialist kan worden.

Als dossierbeheerder Overheidsopdrachten binnen de dienst Overheidsopdrachten voer je o.a. de volgende taken uit:

• Je maakt het administratief gedeelte van de bestekken op.
• Je maakt alle administratieve documenten op met betrekking tot de procedure.
• Je verzorgt de publicaties (van offerteaanvragen) die voorzien zijn door de reglementering.
• Je stelt de gepaste procedure voor in functie van de reglementaire bepalingen en de desbetreffende bedragen/diensten.
• Je formuleert advies in alle stadia van de gunningsprocedure van de overheidsopdracht.
• In het kader van de onderhandelde procedures, neem je deel aan het overleg en stel je de contracten op met inachtneming van de reglementering, in nauwe samenwerking met de technische diensten.
• Je werkt mee aan het onderzoek van de offertes.
• Je maakt een gestandaardiseerde samenvatting op van elk contract dat de belangrijkste informatie bevat en dat men kan samenvoegen.
• Je ziet toe op de contracten in samenspraak met de ‘technische’ verantwoordelijken om de contracten aan te passen aan de noden.
• Je ondersteunt de klant bij het administratief plan bij de formaliteiten gerelateerd aan het einde van een contract, vernieuwing of aanpassingen.
• Je verzorgt de contacten met de controle-instellingen en met de externe firma’s.
• Je bezorgt uit eigen beweging alle bewijsstukken die vereist zijn voor de ondersteuning van dossiers, gerangschikt volgens frequentie aan de Inspectie van Financiën en de controle van de vastleggingen.
• Je brengt onmiddellijk de directie op de hoogte van elke opmerking of aanmerking die door een controleorgaan geformuleerd wordt en stelt een gepast antwoord voor of past de gevolgde praktijk aan als deze het onderwerp vormt van kritiek.
• Je ontvangt de vragen, beantwoordt ze of stuurt ze naar de bevoegde personen.
• Je onderhoudt vertrouwensrelaties met de externe firma’s en blijft tegelijkertijd onafhankelijk oordelen.
• Je volgt de evolutie van de wetgeving en van de rechtspraak op wat betreft overheidsopdrachten om geen vergissingen te begaan in verband met de gunningsprocedure (die klachten met zich mee kunnen brengen).

Zoek jij een job waar je jezelf kan overtreffen en administratieve ondersteuning kan geven aan een heel team? Ben jij een organisator die houdt van schrijven en contacten leggen?

Het team ‘Overheidsopdrachten ‘ van de Stafdienst Begroting en Beheerscontrole heeft nood aan jouw talenten…

Als administratief ondersteuner binnen de dienst overheidsopdrachten voer je volgende taken uit:

• Je beheert en volgt bestanden vanuit een administratief oogpunt (u vraagt om documenten of aanvullende informatie ...)
• Je ondersteunt het personeel van de afdeling bij hun administratieve taken;
• Je voert administratieve taken uit voor de servicemanager
• Je stelt de noodzakelijke formulieren op
• Je beheert de inkomende en de uitgaande e-mail
• Je werkt de databases bij
• Je plant en organiseert de teamvergaderingen;
• Je schrijft de nodige documenten voor uw dienst;
• Je ondersteunt het diensthoofd bij het beheer van diens agenda en taken
• Je verstrekt informatie aan interne en externe klanten
• Je beheert de gegevens, informatie en documentatie om met de dienst te delen;
• Je stelt dossiers en verzamelwerken samen;
• Je volgt de administratieve voortgang op van de opdrachtdossiers die via het Strategisch Federaal Aankoopoverleg verlopen en communiceert de updates aan het secretariaat SFA (BOSA) via de dienstverantwoordelijke (SFA coördinator voor de FOD Financiën)

Gepassioneerd door praktische organisatie van reizen … en wil je klanten begeleiden in het administratieve proces? En je bent klaar om de uitdaging aan te gaan om alle aspecten ervan te beheren?

Het team "Mobiliteit" van de afdeling Begroting en Beheerscontrole is op zoek naar nieuw talent zoals jij om de organisatie van buitenlandse reizen voor onze FOD-medewerkers in het kader van hun taken te beheren.

Als dossierbeheerder fleet management & transport binnen het team mobiliteit voer je volgende taken uit:

• Je maakt het begrotingsvoorstel op en bepaalt mee het aankoopbeleid van het voertuigenpark.
• Je beheert de verschillende uitbestede contracten.
• Je analyseert en integreert de behoeften van de gebruikers (wijziging, nieuwe aankoop,...) in het geïntegreerde beheersplan voor het voertuigenpark.
• Je bent verantwoordelijk voor de aankoopdossiers van de FOD Financiën.
• Je bent de contactpersoon voor de interne diensten (AA D&A, AA PatDoc, AA BBI, FedoPress, Logistieke diensten, ...) en externe diensten (leveranciers, FOD, Federale Politie Defensie, ...) en u beantwoordt vragen en klachten.
• Je bezorgt proactief aan de hiërarchie de gevraagde rapportering en de relevante informatie over uw taken (taakvoortgang, werking, problemen, verbeteringen, etc.).
• Je bent de technische expert in de werkgroepen binnen en buiten de FOD Financiën en u vertegenwoordigt het team op interne en externe vergaderingen.
• Je coördineert de behandeling van schadedossiers inzake dienstvoertuigen.
• Je delegeert verantwoordelijkheden aan uw medewerkers en begeleidt hen bij het zoeken naar verbeterpistes van hun competenties, kennis en/of functioneren.
• Je betrekt uw medewerkers bij het bereiken van de doelstellingen van de dienst en wijst hen hierbij op hun eigen verantwoordelijkheden.

Je hebt een grote interesse in wagens ...en wil je een administratieve job vervullen waar je deze passie in de praktijk kan brengen? 

Het team "Mobiliteit" van de Stafdienst Budget en Beheercontrole heeft talenten nodig zoals het jouwe ...

Als dossierbeheerder buitenlandse zendingen binnen het team mobiliteit voer je volgende taken uit:

• Je analyseert complexe zendingsdossiers op basis van de ontvangen informatie; u zoekt aanvullende informatie bij de betrokken actoren en bij de beschikbare documentatiebronnen.
• Je maakt en coördineert prijsaanvragen, zorgt voor de reserveringen voor zowel het vervoer als voor de accommodatie die nodig zijn in het kader van de zendingen.
• Je maakt een raming van de begrotingsmiddelen voor de te organiseren zendingen.
• Je behandelt de dossiers en neemt ook de nodige beslissingen om ze af te sluiten.
• Je bent het aanspreekpunt voor klanten en personeelsleden van de FOD Financiën voor ingewikkelde dossiers en u beantwoordt vragen/klachten.
• Je maakt een argumentatie en een samenvatting van de genomen beslissingen voor complexe zaken.
• Je bezorgt proactief aan de hiërarchie de relevante informatie over uw taken (beheer, taakvoortgang, werking, problemen, verbeteringen, enz.).
• Je informeert zich permanent over de bijwerking van de toe te passen reglementering.
• Je zorgt voor de opmaak en/of de aanpassing van de richtlijnen in verband met de opdrachten van personeelsleden van de FOD Financiën naar het buitenland.
• Je bent de technische expert in de werkgroepen binnen en buiten de FOD Financiën en u vertegenwoordigt het team op interne en externe vergaderingen.
• Je delegeert verantwoordelijkheden aan uw medewerkers en begeleidt hen bij het zoeken naar verbeterpistes van hun competenties, kennis en/of functioneren.
• Je betrekt uw medewerkers bij het bereiken van de doelstellingen van de dienst en wijst hen hierbij op hun eigen verantwoordelijkheden.
• Je voert de verschillende gesprekken in het kader van de evaluatiecycli.

Helemaal overtuigd? Solliciteer dan nu!

Meer info over de jobinhoud (dienst overheidsopdrachten)?
Bart Vermeersch
FOD Financiën
Tel.: 0257/632.97
E-Mail : bart.vermeersch@minfin.fed.be
 

Meer info over de jobinhoud (team mobiliteit)? 
Lucie Soupart 
FOD Financiën
Tel.: 0257/868.84
E-Mail : lucie.soupart@minfin.fed.be