Spannende bachelorprofielen - Stafdienst Begroting en Beheerscontrole

Binnen de Stafdienst Begroting en Beheerscontrole kan je tewerkgesteld worden bij de dienst overheidsopdrachten of bij het team mobiliteit.
 

Is dit iets voor jou? Een passionele en stimulerende job die dienstverlening aan de klanten verenigt met concrete toepassingen van de wetgeving.

Hou jij van het uitvoeren van procedures aangepast aan de behoeften van je klanten en van het opstellen van argumenten verwijzend naar de wetgeving?

Het team ‘Overheidsopdrachten’ van de Stafdienst Begroting en Beheerscontrole is op zoek naar nieuw talent zoals jij om goederen en diensten tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding te verwerven.

Je wil een aangepaste opleiding krijgen zodat je een specialist kan worden.

Als dossierbeheerder Overheidsopdrachten binnen de dienst Overheidsopdrachten voer je o.a. de volgende taken uit:

• Je maakt het administratief gedeelte op van de bestekken in nauwe samenwerking met de klanten;
• Je verzamelt de gegevens of documenten komende van verschillende bronnen om te beschikken over alle elementen voor de behandeling van een dossier;
• Je maakt alle administratieve documenten op met betrekking tot de procedure, met name de nota’s die als bewijs dienen, de evaluatierapporten;
• Je staat in voor de publicaties van o.a. offerteaanvragen;
• Je stelt de gepaste procedure in functie van de reglementaire bepalingen en de desbetreffende bedragen/diensten voor; 
• Je formuleert een advies in alle stadia van de gunningsprocedure van de overheidsopdracht ;
• Je neemt deel aan de onderhandeling en de opstelling van contracten rekeninghoudend met de reglementering en in nauwe samenwerking met de technische diensten;
• Je werkt mee aan de analyse van de offertes;
• Je bewaakt de contracten in overleg met de technische verantwoordelijken om ze aan hun behoeften aan te passen;
• Je legt alle bewijsstukken die vereist zijn voor de ondersteuning van dossiers aan de Inspectie van Financiën en de controle van de vastleggingen voor;
• Je brengt onmiddellijk de directie op de hoogte van elke opmerking of aanmerking die door een controleorgaan geformuleerd wordt en stelt een gepast antwoord voor of past de gevolgde praktijk aan als deze het onderwerp vormt van kritiek ;
• Je stelt de correspondentie op in het kader van procedures, ontvangt en beantwoordt vragen of je geeft deze door aan de bevoegde personen;
• Je volgt de evolutie van de wetgeving en van de rechtspraak op voor wat betreft overheidsopdrachten om geen vergissingen te begaan in verband met de gunningsprocedure (die klachten met zich mee kunnen brengen)

Zoek jij een job waar je jezelf kan overtreffen en administratieve ondersteuning kan geven aan een heel team? Ben jij een organisator die houdt van schrijven en contacten leggen?

Het team ‘Overheidsopdrachten ‘ van de Stafdienst Begroting en Beheerscontrole heeft nood aan jouw talenten…

Als administratief ondersteuner binnen de dienst overheidsopdrachten voer je volgende taken uit:

• Je beheert en volgt bestanden vanuit een administratief oogpunt (u vraagt om documenten of aanvullende informatie ...)
• Je ondersteunt het personeel van de afdeling bij hun administratieve taken;
• Je voert administratieve taken uit voor de servicemanager
• Je stelt de noodzakelijke formulieren op
• Je beheert de inkomende en de uitgaande e-mail
• Je werkt de databases bij
• Je plant en organiseert de teamvergaderingen;
• Je schrijft de nodige documenten voor uw dienst;
• Je ondersteunt het diensthoofd bij het beheer van diens agenda en taken
• Je verstrekt informatie aan interne en externe klanten
• Je beheert de gegevens, informatie en documentatie om met de dienst te delen;
• Je stelt dossiers en verzamelwerken samen;
• Je volgt de administratieve voortgang op van de opdrachtdossiers die via het Strategisch Federaal Aankoopoverleg verlopen en communiceert de updates aan het secretariaat SFA (BOSA) via de dienstverantwoordelijke (SFA coördinator voor de FOD Financiën)

Gepassioneerd door praktische organisatie van reizen … en wil je klanten begeleiden in het administratieve proces? En je bent klaar om de uitdaging aan te gaan om alle aspecten ervan te beheren?

Het team "Mobiliteit" van de afdeling Begroting en Beheerscontrole is op zoek naar nieuw talent zoals jij om de organisatie van buitenlandse reizen voor onze FOD-medewerkers in het kader van hun taken te beheren.

Als dossierbeheerder fleet management & transport binnen het team mobiliteit voer je volgende taken uit:

• Je beheert het wagenpark in zijn verschillende aspecten (tankkaarten, technische controle, onderhoud, herstellingen, vervanging van banden, pechverhelping, verzekering, ...)
• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging en de archivering van de gegevens : u coördineert de opvolging van de beschikbaarheid van de voertuigen en u werkt op permanente wijze de databank Fleet Wave van het wagenpark bij.
• Je bereidt de technische en administratieve dossiers betreffende het vervoer voor de personeelsleden van de FOD Financiën voor, en organiseert de opdrachten van de chauffeurs.
• Je zorgt voor het dagelijks beheer van de boetes en zorgt voor de behandeling ervan.
• Je ontvangt de schadedossiers i.v.m. voertuigen, en beheert verkeersongevallen met dienstvoertuigen.
• Je analyseert en registreert de facturen en schuldvorderingen met betrekking tot voertuigen (brandstof, onderhoud, herstellingen, aankopen, leasing, etc.).
• Je neemt nieuwe voertuigen in ontvangst en zorgt ervoor dat de autoleveranciers en leasingmaatschappijen de afgesloten verbintenissen naleven.
• Je beoordeelt de noodzaak voor het herstellen van voertuigen bij een grote prijsofferte, en stelt zo nodig beslissingen voor het uit verkeer nemen van voertuigen voor.
• Je bent de contactpersoon voor uw dossiers en beantwoordt vragen van interne en externe klanten.
• Je behandelt klachten over dossiers en rapporteert aan de verantwoordelijke van de dienst over de vastgestelde tekortkomingen, om de procedures te verbeteren.

Je hebt een grote interesse in wagens ...en wil je een administratieve job vervullen waar je deze passie in de praktijk kan brengen? 

Het team "Mobiliteit" van de Stafdienst Budget en Beheercontrole heeft talenten nodig zoals het jouwe ...

Als dossierbeheerder buitenlandse zendingen binnen het team mobiliteit voer je volgende taken uit:

• je behandelt de dossiers met betrekking tot de organisatie van de reizen naar het buitenland voor de personeelsleden van de FOD Financiën in het kader van de uitoefening van hun functie;
• je verzamelt alle informatie die nodig is voor de organisatie van de zending bij de aanvrager en bij de leveranciers (reisbureaus, enz.);
• je maakt een raming van de nodige begrotingsmiddelen voor de te organiseren zending;
• je geeft de zending in de geëigende software;
• je reserveert de vervoermiddelen en de accommodatie die nodig zijn voor de zending;
• je behandelt de dossiers en neemt de nodige beslissingen om ze af te sluiten;
• je bent de contactpersoon voor uw dossiers en beantwoordt vragen van interne en externe klanten;
• je behandelt klachten in verband met dossiers en rapporteert aan de verantwoordelijke van de dienst de vastgestelde tekortkomingen met het oog op de verbetering van de procedures ;
• je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging en de archivering van de gegevens;
• je informeert het diensthoofd regelmatig over de voortgang van de taken en doet eventuele voorstellen om de organisatie van de dienst te verbeteren.

Helemaal overtuigd? Solliciteer dan nu!

Meer info over de jobinhoud (dienst overheidsopdrachten)?
Bart Vermeersch
FOD Financiën
Tel.: 0257/632.97
E-Mail : bart.vermeersch@minfin.fed.be
 

Meer info over de jobinhoud (team mobiliteit)? 
Lucie Soupart 
FOD Financiën
Tel.: 0257/868.84
E-Mail : lucie.soupart@minfin.fed.be