Administrateur général de la Documentation patrimoniale

L'Administrateur général de la Documentation patrimoniale veille à l'élaboration d'une vision stratégique pour l'Administration générale de la Documentation patrimoniale, incluant les politiques et objectifs au niveau du SPF ainsi que les accords et obligations nationaux et internationaux en ce qui concerne les domaines pour lesquels l'Administration générale de la Documentation patrimoniale est compétente, si les principes à respecter s'appliquent.

En tant que manager, l'Administrateur général de la Documentation patrimoniale est responsable de l'atteinte des résultats et des objectifs proposés au sein de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale et de la gestion optimale des ressources mises à disposition. Il coordonne et contrôle les opérations quotidiennes en vue de la bonne exécution des missions principales.

En tant que membre du Comité de Direction, il partage la responsabilité de la réalisation de la politique (stratégique) proposée et de la réalisation des objectifs du SPF Finances.

Contexte de la fonction :

Relations internes au sein du SPF Finances

• Rapporte au Président du Comité de Direction du SPF Finances de la mise en œuvre du plan stratégique et du plan opérationnel ;
• Fait partie du Comité de Direction et contribue ainsi à la réalisation des objectifs (stratégiques et opérationnels) proposés et de la politique du SPF Finances ;
• Dirige ses services et les Administrateurs N-2 (Mesures et Évaluations, Sécurité juridique, Services patrimoniaux et Collecte et échange d'informations), visant à l'exécution efficace et de haute qualité des tâches principales et à la réalisation des objectifs fixés ;
• Assure la coopération entre l'Administration générale de la Documentation patrimoniale et les Cellules politiques ;
• Organise la coopération entre l'Administration générale de la Documentation patrimoniale et l'Administration générale Expertise et Support Stratégiques, le Service Coordination Stratégique et Communication et le Service Prestation de services multi-canaux, dans le cadre des relations matricielles définies, en vue de la mise en œuvre de la politique et son opérationnalisation effective ;
• Assure la coopération entre l'Administration générale de la Documentation patrimoniale et les Services d’encadrement Personnel et Organisation, des Technologies de l'Information et de la Communication et du Budget et du Contrôle de Gestion, dans le cadre des relations matricielles définies, en vue de l'utilisation optimale des moyens disponibles ;
• Organise la coopération nécessaire avec les autres Administrations générales au sein du SPF Finances.

Relations internes au sein de l’autorité fédérale

• Collabore avec tous les SPF et SPP dans le domaine de l'information patrimoniale et de la réalisation des biens immobiliers et mobiliers appartenant au patrimoine de l'Etat ;
• Collabore avec des entreprises et des institutions publiques dans le domaine de l'acquisition et de la vente de biens immobiliers et de l'authentification d'actions en justice.

Relations externes

• Représente l’Administration générale de la Documentation patrimoniale dans ses relations avec les autres services et institutions publics intérieurs, extérieurs ou internationaux (par ex. Elra, Eurogeographics, PCC, FIG, … ;
• Coordonne, conformément aux directives du Comité de Direction, les relations extérieures de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale ;
• Représente l'Administration générale de la Documentation patrimoniale du SPF Finances dans ses relations avec les experts et partenaires, les organisations professionnelles (représentants de la profession notariale, huissiers et géomètres) et les autres parties prenantes (telles que les particuliers, les indépendants et les professions libérales, les entreprises, les ASBL, etc.) conformément aux directives du Comité de Direction du SPF Finances.
• Exploite, pour le compte des Régions bruxelloise et wallonne, le service des impôts pour les droits régionalisés d'enregistrement et de succession jusqu'à ce que les régions prennent en charge ce service ;
• Collabore avec les régions et les communautés ainsi que leurs entreprises et institutions publiques en matière d'échange d'informations patrimoniales ;
• Met en place des accords de coopération avec d'éventuels partenaires de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale (par exemple NGI, communes, notaires, huissiers, géomètres, architectes, entreprises reconnues d’utilité publique, …) ;
• Représente l’Etat fédéral au sein de l’Institution « Structure de coordination de l'information patrimoniale (SCIP) », créé par l'accord de coopération, signée le 18 avril 2014 avec les régions ;
   

Domaine des résultats :

 Domaine des résultats permanents

• Contribuer, en tant que membre du Comité de Direction, au développement et à la réalisation du plan stratégique et du plan opérationnel en vue de la réalisation de la politique et des priorités stratégiques du ministre des Finances et du Comité de Direction ;
• Coordonner le développement, l’implémentation, l'évaluation et l'adaptation du plan opérationnel de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale en ce qui concerne sa compétence ;
• Diriger les services opérationnels (lignes), en tant que manager et dans les limites des moyens attribués, afin d’exécuter les missions d’une manière efficace, efficiente et avec qualité. Il s'agit de :
  • Services patrimoniaux : la gestion du patrimoine privé de l'État, l’achat ou expropriation des biens immobiliers, la vente de biens mobiliers et exercer la fonction notariale ;
  • Mesures et évaluations : tenir le plan cadastral des parcelles et décrire des bâtiments, estimer de la valeur (revenu cadastral, valeur à la vente et valeur locative) des biens immobiliers dans le pays et à l'étranger et effectuer des mesures ;
  • Collecte et échange d'informations : collecter et mettre à disposition (le plus souvent de manière informatisée) des informations relatives à des biens immobiliers et au patrimoine et contrôler la qualité des données ;
  • Sécurité juridique : l’enregistrement des actes et écrits et donner de la publicité aux modifications des droits réels sur les biens immobiliers. Le prélèvement et la perception d'un certain nombre de droits tels que les droits d'enregistrement, les droits de succession, les droits hypothécaires, les droits de greffe et des droits et taxes diverses. Délivrance des certificats de succession et exécution des actes authentiques de succession ;
• Organiser, coordonner, évaluer et ajuster l'interaction requise entre les différents services et groupes cibles ou au-dessus des groupes cibles, organiser et diriger les services et surveiller en permanence l'organisation pour assurer la réalisation des objectifs stratégiques du SPF en, entre autres, la rédaction du modèle RACI, introduire des cycles de gestion, organiser des comités de gestion, développer des mécanismes de contrôle interne, utiliser le cycle d'évaluation, … ;
• Organiser et diriger - en tant que manager et premier évaluateur dans le cadre des relations matricielles définies - les services de coordination au niveau de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale et organiser, évaluer et éventuellement ajuster l'interaction requise entre ces services et les services de ligne afin d’atteindre les objectifs préalablement fixés :
  • Expertise opérationnelle et support responsable de :
    • Coordonner et contrôler la cohérence de l'application des décisions gouvernementales, des lois et des règlements au sein des différentes entités exécutives de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale
  • Coordination opérationnelle et communication responsable de :
    • Soutenir et accompagner le management dans la définition et le suivi de la mise en œuvre de la stratégie organisationnelle orientée processus, de la stratégie de modernisation et de changement ;
    • Les initiatives de communication spécifiques à l'Administration générale de la Documentation patrimoniale, en tenant compte du cadre et de la stratégie de communication du SPF Finances.
  • Le Business Partner RH responsable de :
    • Unir les objectifs de management de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale avec une politique RH moderne ;
    • Traduire les stratégies RH en actions pour l'entité, dans le cadre des lignes de politique générale élaborées par le Service d’encadrement Personnel et Organisation ;
  • Le service maîtrise de l’organisation responsable de :
    • Assister les dirigeants, les propriétaires et gérants de processus ainsi que toutes les personnes responsables et collaborateurs afin qu'ils puissent fournir une assurance raisonnable que les risques sont maîtrisés conformément à l'arrêté royal du 15 mai 2022.
• Soutenir et collaborer étroitement – en tant que manager et deuxième évaluateur dans le cadre des relations matricielles définies – avec le Business Partner ICT en fonction des objectifs fixés préalablement au sein de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale et en cohérence avec la politique du SPF Finances ;
• Guider vers l’atteinte des résultats, évaluer et développer des collaborateurs directs en vue d'atteindre les objectifs prédéfinis ;
• Encourager les processus de changement nécessaires, entre autres à travers une gestion ciblée du changement et en dirigeant les collaborateurs en vue de réaliser les changements nécessaires, en assurant le parrainage au sein de projets et à travers une participation active aux groupes de pilotage, au sein de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale ;
• Assumer la responsabilité finale de la prestation de service ;
• Contribuer aux objectifs de développement durable et en particulier à la réalisation durable des produits Finshop ;
• Collaborer avec les relations externes au SPF Finances dans l'exécution des tâches clés ;
• Organiser et diriger la concertation structurelle avec toutes les parties prenantes concernées (telles que les experts et partenaires, les organisations professionnelles, les représentants des professions économiques, les particuliers, les professions libérales et indépendantes, les entreprises, les organisations à but non lucratif, etc.) ainsi que comme l'élaboration d'un code de conduite.

Domaines des résultats temporaires :

• Accompagner et faciliter le transfert du service des impôts du groupe 3 (droits de succession et certains droits d'enregistrement) vers la région qui en fait la demande ;
• Création d'une nouvelle structure organisationnelle pour l'Administration générale de la Documentation patrimoniale en fonction du transfert du service des impôts ;
• Moderniser la législation existante en élaborant un code sur la documentation du patrimoine fédéral en vue de l’encadrement juridique pour une organisation moderne axée sur les données ;
• Élaboration et mise en œuvre de la stratégie de numérisation pour l'Administration générale de la Documentation patrimoniale en mettant l'accent sur l'utilisation de l'intelligence artificielle et des processus efficaces ;
• Ajustement de la structure organisationnelle grâce à un travail orienté processus et numérique, éliminant les contraintes territoriales de l’organisation ;